EBook Sổ tay người dùng Outlook Express

Phần 1: Giới thiệu

Một lá thư luôn có hai phần:
- Phần content: Chứa nội dung thư.
- Phần header (tiêu đề thư) chứa các thông tin về lá thư như: from, to, cc, subject, size, priority, date,...
Vì một email có thể cùng lúc gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau nên chúng ta cần phân biệt:
To: Dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận trực tiếp nội dung thư.
CC: Là chữ viết tắt của carbon copy, ta dùng để nhập các địa chỉ mail của những người nhận bản tham khảo, bản báo cáo, bản sao lưu,...
BCC: Là chữ viết tắt của blind carbon copy. Ta nhập địa chỉ mail của những người nhận bí mật, những người mà người gửi không muốn người trong To và CC biết. Đồng thời còn báo cho người bí mật này biết ta đã gửi cho những ai.
Subject: Là một câu tóm lược nội dung thư (giống như trong thư tay người ta viết ngoài bao thư: Thư mời họp, Bản hợp đồng,... giúp người nhận khi nhận về hàng loạt thư thì không cần phải xem hết nội dung từng lá thư mới biết thư nói gì.
Priority: Độ ưu tiên xem thư. Nếu là high: Thư khẩn (có dấu chấm than đỏ) phải xem và xử lý liền sau khi tải về máy; normal: thư thường; low: thư xem khi rảnh (có mũi tên hướng xuống màu xanh).
Trong các phần trên thì To và CC rất dễ bị lẫn lộn nên chúng ta hãy xem ví dụ sau:
Có một cô gái được hai chàng trai cùng yêu. Đến ngày 14-2 cô gái phải lên tiếng như sau. Chúng ta phân biệt 3 trường hợp sau đây:
- Trường hợp 1: Cô ấy soạn một email có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi gửi đến To: [You must be registered and logged in to see this link.]; CC: [You must be registered and logged in to see this link.].
Ý của email này: Đây là ba mặt một lời vì A và B đều nhận thư có nội dung giống y hệt nhau. Trong đó cô ấy nói với hai người là mình đã yêu anh A và báo cho anh B biết cô ấy đã yêu A rồi, anh đừng lộn xộn nữa!
- Trường hợp 2: Cô ấy soạn hai email có cùng nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu”. Thư thứ nhất To: A, thư thứ hai To: B. Ý của việc gửi thư này là cô ta đang bắt cá hai tay. (Chắc cô ta chưa tự tin nên mới làm vậy, chứ nếu như người khác thì một tay cô ấy có thể bắt hai, ba cá!).
- Trường hợp 3: Cô ấy soạn một lá thư có nội dung chỉ hai chữ: “Anh yêu” rồi To: A, B.
Ý của việc gửi thư này là cô ấy gọi hai anh lại rồi nhìn anh A nói rằng: “Anh A ơi, em thấy yêu anh”, rồi quay qua anh B cũng nói: “Còn anh, em cũng thấy yêu anh”. Nói chung thì anh nào cô ấy cũng yêu. Thôi thì anh nào tấn công tốc độ thì em sẽ nghiêng qua anh đó!
Để sử dụng dịch vụ email, bạn phải đăng ký một hộp thư ở một nhà cung cấp dịch vụ email (NCCDVE) nào đó. Ví dụ như: yahoo.com, gmail.com, hcm.vnn.vn, hcmc.netnam.vn. Sau khi đăng ký xong bạn sẽ có địa chỉ email của hộp thư là: Tên hộp thư @ tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email. Ví dụ: [You must be registered and logged in to see this link.].
Để truy cập đến hộp thư này các bạn cần phải có phần mềm thích hợp được gọi là email client. Tùy theo thỏa thuận giữa người dùng và NCCDVE mà người dùng có thể truy cập bằng chương trình Internet Explorer (cách này người ta gọi là web mail, truy cập thông qua HTTP: Hyper Text Transfer Protocol) hay bằng OE (cách này người ta gọi là POP Mail: Khi nhận người ta nhận bằng Post Office Protocol, khi gửi, gửi bằng SMTP: Simple Mail Transfer Protocol).

Phần 5: Định luật lấy thư
1. Giới thiệu: Bạn không muốn tải về cả xấp thư quảng cáo, bạn cần phân loại theo từng nhóm thư khác nhau, cần gửi bảng báo giá cho khách hàng khi có yêu cầu,... Bạn sẽ nhờ OE làm những điều này một cách tự động nhờ việc định các luật lấy thư.

Để OE làm được điều này, bạn cần chỉ bảo trước cho OE những điều kiện. Dựa vào những điều kiện này, khi đến Mail server lấy thư, OE sẽ lựa riêng ra các thư thích hợp rồi thực hiện những hành động mà bạn đã căn dặn từ trước.

2. Cách tạo một luật mới: Để sử dụng định luật lấy thư, bạn vào Tools -> Message Rules -> Mail...

- Nếu máy bạn đã có sẵn ít nhất một luật thì tiếp tục chọn thẻ Mail Rules, click New.

- Trong cửa sổ New Mail Rule vừa bật lên có 4 phần:

1. Select the Conditions for your rule: Bạn sẽ chọn một hoặc nhiều điều kiện để hướng dẫn OE kiểm tra thư trước khi lấy thư về.

2. Select the Actions for your rule: Bạn sẽ chỉ định một hoặc nhiều hành động mà OE sẽ phải thực hiện khi thỏa điều kiện bên trên.

3. Rule Description: Bạn click vào những dòng chữ màu xanh gạch dưới trong phần Rule Description để nhập tham số cho điều kiện và hành động. Bạn có thể click contains people hoặc contains specific. Nếu bạn nhập nhiều người hay nhiều từ cho một điều kiện, hãy dùng nút Options trong hộp thoại Select People hay Type Specific Words để tinh chỉnh thêm cho điều kiện.

4. Name of the rule: Trong text box Name of the rule, nhập tên gợi nhớ cho luật, rồi click OK.

Chú ý:

- Bạn có thể chỉ định nhiều điều kiện cho cùng một luật bằng việc đánh dấu nhiều điều kiện cùng lúc. Chọn chữ and trong Rule Description để yêu cầu OE khi kiểm tra, email phải thỏa tất cả điều kiện mới thực hiện hành động. Chọn chữ or để yêu cầu OE thực hiện hành động nếu có ít nhất một điều kiện thỏa.

- Nếu bạn muốn tạo một luật mới có chức năng gần giống một luật đã tạo, bạn có thể vào thẻ Message Rules rồi click Copy, chỉnh sửa lại nội dung luật và tên luật cho phù hợp.

- Nếu bạn muốn định luật lấy thư từ một người gửi nào đó, có thể chọn email mà bạn đã nhận từ họ trong ô cửa sổ Main, rồi chọn menu Message -> Create Rule From Message... OE sẽ tự động chọn điều kiện From và điền địa chỉ của họ vào phần Rule Description.

- Luật chỉ tác động cho những thư được lấy về từ sau khi tạo luật.

- Thứ tự kiểm luật là từ trên xuống dưới.

- Bạn có thể tạm thời vô hiệu hóa một luật nào đó bằng cách vào Tools -> Message Rules -> Mail... chọn thẻ Mail Rules, bỏ đánh dấu những luật mà bạn tạm thời muốn vô hiệu.


Sử dụng chức năng bảo vệ chống virus trong Outlook Express 6 - 13/1/2007 9h:56

Bài này mô tả một số thành phần trong Microsoft Outlook Express 6 được xây dựng nhằm bảo vệ bạn chống virus lây lan qua e-mail.

Thành phần chống virus (Virus Protection) trong Outlook Express 6 nằm trên nhãn Security của hộp thoại Tools > Options.

Sử dụng Internet Explorer Security Zone vô hiệu hoá nội dung kích hoạt trong e-mail Hyper Markup Language (HTLM)

Các vùng bảo mật (security zone) cho phép bạn lựa chọn phần nội dung kích hoạt nào (như các điều khiển ActiveX Control và script) có thể được chạy bên trong e-mail HTML ở Outlook Express. Mặc định Outlook Express 6 sử dụng Restricted Zone (vùng giới hạn) thay vì Internet Zone (vùng mở rộng). Microsoft Outlook Express 5.0 và Microsoft Outlook Express 5.5 sử dụng Internet Zone, cho phép hầu hết nội dung kích hoạt được hoạt động. Muốn tuỳ chỉnh các thiết lập về vùng bảo mật Internet Explorer cho Outlook Express, thực hiện như sau:

Cảnh báo: Các thiết lập vùng bảo mật thay đổi có thể gây nguy hiểm cho máy tính của bạn với mã nguồn nhiều khả năng bị xâm hại. Hãy thận trọng khi thay đổi các thiết lập này.

Khởi động Outlook Express, trên menu Tools, chọn Options.
Kích vào nhãn Security, chọn Restricted Sites Zone hoặc Internet Zone (kém an toàn hơn nhưng nhiều tính năng hơn) trong phần Virus Protection dưới mục Select the Internet Explorer security zone to use.
Kích vào OK để đóng hộp thoại Options và thoát Outlook Express.
Khởi động Internet Explorer, chọn Internet Options trên menu Tools, kích chọn Security.
Chọn Custom Level cho vùng bảo mật bạn đã chọn trong Outlook Express. Các thiết lập bảo mật được chọn cho Outlook Express cũng có tác dụng với Internet Explorer.


Đọc toàn bộ thư trong kiểu định dạng văn bản đơn giản (chỉ có trong Service Pack 1)

Khởi đầu với Service Pack 1, bạn có thể cấu hình Outlook Express đọc toàn bộ e-mail theo định dạng văn bản đơn giản. Khi sử dụng tính năng này một số e-mail HTML có thể không được hiển thị chính xác và đầy đủ nhưng không có nội dung kích hoạt virus nào có thể chạy được. Thực hiện như sau:

Khởi động Outlook Express. Trên menu Tools, chọn Options.
Kích chọn nhãn Read, chọn Read all messages in plain text dưới Reading Messages.
Bấm OK.
Ngăn chặn các chương trình tự động từ e-mail gửi đến không cần sự đồng ý của bạn

Nếu bạn cấu hình Outlook Express như một bộ điều khiển e-mail mặc định (hay client MAPI đơn giản) trên nhãn General, Outlook Express sẽ thực hiện yêu cầu bằng cách dùng các lời gọi Simple MAPI. Một số virus có thể lợi dụng tính năng này và phát tán bằng cách gửi các e-mail sao chép chứa virus tới địa chỉ trong contacts của bạn. Mặc định Outlook Express 6 ngăn chặn việc gửi e-mail không biết bằng cách hiển thị một hộp thoại cho phép bạn chọn giữa gửi hay không gửi các e-mail đó.

Sử dụng Internet Explorer Unsafe File List để lọc file đính kèm trong e-mail

Khởi động Outlook Express. Trên menu Tools, kích chọn Options.
Trên nhãn Security, chọn Do not allow attachments to be saved or opened that could potentially be a virus dưới Virus Protection.
Tuỳ chọn này được đặt mặc định trong Outlook Express Service Pack 1 (SP1). Nếu bạn cho phép sử dụng tuỳ chọn này, Outlook Express sẽ dùng chức năng danh sách file không an toàn trong Internet Explorer 6 và thiết lập Confirm open after download trong Folder Options để xác định liệu một file có an toàn hay không. Bất kỳ file đính kèm nào được đánh giá là "không an toàn" sẽ bị loại ra khỏi quá trình download.

Chú ý: Danh sách file không an toàn trong Internet Explorer 6 chỉ gồm các file có script hay mã kết hợp với chúng. Để bổ sung thêm một số kiểu file vào danh sách hay đưa nó ra khỏi danh sách loại bỏ, thực hiện như sau:

Vào Start > Settings > Control Panel hoặc Start > Control Panel (hoặc chuyển tới Classic View, View All Control Panel Options).
Kích đúp lên Folder Options.
Trên nhãn File Types, kích chọn kiểu bạn muốn loại bỏ hoặc cho phép rồi chọn Advanced. Nếu kiểu file bạn muốn không nằm trong danh sách, thực hiện các bước sau:
a. Chọn New.
b. Trong hộp thoại Create New Extension, gõ tên file mở rộng bạn muốn bổ sung vào danh sách không an toàn.
c. Kích OK > Advanced.
Đánh dấu (loại bỏ) hoặc bỏ dấu (cho phép) trước ô Confirm open after download.
Chú ý: Bạn không thể loại một số file khỏi danh sách không an toàn bằng cách gỡ bỏ dấu check trong hộp kiểm Confirm open after download. Ví dụ, kiểu file .exe được đặt mặc định nằm trong danh sách không an toàn của Internet Explorer và không thể đưa ra ngoài danh sách.

Xác định khi nào Outlook Express loại bỏ một file đính kèm

Khi Outlook Express loại bỏ một file đính kèm, cảnh báo sau được hiển thị trong ở phần đầu thư:

Outlook Express removed access to the following unsafe attachments in your mail: file_name1, file_name2, and so on.
(Outlook Express đã loại bỏ quyền truy cập vào các file đính kèm không an toàn sau trong e-mail của bạn: tên_file_1, ten_file_2,…).

Download:

[You must be registered and logged in to see this link.]
Pass: [You must be registered and logged in to see this link.]

many thks

minh dang can!!!!!!thank

cám ơn bạ nhiều lắm

minh rat muon tim hieu ve may tinh, xin chi giao nhieu nhieu

lam on huong dan cach tafile, co khi nao la khong co

cam on ban

thanks